HEC Montréal

Le problème majeur qui a poussé à la refonte de la plateforme de formation continue d’HEC était le processus d'inscription aux cours, devenu très contraignant. L'ancien système ne permettait de s'inscrire qu'à un seul cours par session, frustrant les utilisateurs individuels et exaspérant les clients corporatifs qui devaient gérer de grandes cohortes. Ce problème n'était que la partie visible de l'iceberg. L'infrastructure obsolète de la plateforme non seulement compliquait l’expérience utilisateur, mais créait également des défis opérationnels majeurs pour l’équipe interne. Il était clair que la dette technique des systèmes vieillissants entravait la maintenance et rendait impossible toute amélioration. Une nouvelle plateforme devenait indispensable.

Le premier problème était une mauvaise expérience utilisateur générale ; le site était difficile à naviguer, avec des options de filtrage et de recherche limitées, rendant la recherche de cours fastidieuse. La mise en place de promotions et de réductions était complexe, et les outils de paiement rendaient difficile la finalisation des transactions, même une à la fois. Cela était aggravé par des processus internes sur-compensés, où l'intégration entre les systèmes ERP et CRM était mal réalisée, entraînant souvent une double saisie de données et des tâches administratives supplémentaires. Cette incapacité à accéder et analyser les données signifiait que toute tentative de modification ou de maintenance nécessitait des efforts considérables, sans garantie de résultats probants.

Il était évident que l'ancienne plateforme nécessitait une refonte complète. Non seulement elle était inefficace, mais elle se détériorait au fil du temps. Cependant, étant une institution publique de grande envergure, il ne suffisait pas de faire appel à Molsoft pour résoudre le problème. HEC devait passer par un processus d'appel d'offres rigoureux pour attribuer le contrat. Tout au long du projet, il a fallu coordonner les multiples parties prenantes, ce qui a considérablement complexifié la gestion du projet et la mise en œuvre des changements organisationnels dans plusieurs départements tout en respectant les réglementations gouvernementales.

Molsoft a proposé une solution sur mesure en migrant la plateforme de l’École des dirigeantes et dirigeants HEC Montréal vers Shopify Plus. La capacité de la plateforme à traiter plus de 10 000 transactions par minute a résolu le principal problème d'inscription aux cours, permettant à la clientèle participante, qu'elle soit individuelle ou d'entreprise, de s'inscrire à un ou plusieurs cours en une seule transaction. 

Pour garantir la sécurité de la plateforme et l'intégration avec les systèmes internes de l’ED HEC Montréal, Molsoft a pu compter sur l’hébergement conforme aux normes PCI DSS niveau 1 et SOC2 type 2 de Shopify Plus. Cela garantissait que toutes les données restaient sécurisées, une exigence clé pour l’École des dirigeantes et dirigeants HEC Montréal en tant qu'institution publique traitant des informations sensibles. De plus, Shopify Plus est hautement polyvalent et conçu pour s'intégrer à divers systèmes externes, offrant ainsi une base idéale pour répondre aux besoins de l’ED HEC Montréal. 

Une fonctionnalité clé de la solution était le processus d'inscription personnalisé. Au-delà d'une transaction e-commerce classique, la plateforme permet aux acheteurs de s'inscrire eux-mêmes ou de désigner des participants pour des cours spécifiques, avec leurs informations transmises en tant que métadonnées attachées à chaque commande de cours. Ces métadonnées sont intégrées aux systèmes existants de l’École des dirigeantes et dirigeants HEC Montréal, créant un flux d'informations fluide pour la planification des ressources. Cette innovation permet aux entreprises d'inscrire plusieurs employés en une seule étape, simplifiant ainsi les inscriptions à grande échelle et réduisant l'effort administratif. 

Pour aller plus loin, Molsoft a développé une API personnalisée afin de faciliter l'intégration fluide entre Shopify Plus et le système Oracle Peoplesoft de l’ED HEC Montréal, utilisé pour la gestion des ressources. Salesforce, le système de gestion de la relation client (CRM) a quant à lui été intégré en utilisant un connecteur existant qui a été modifié pour transmettre l’information des participants en plus de celle des acheteurs. Cela a permis un flux de données fluide entre la plateforme e-commerce et les systèmes ERP et CRM de l’ED HEC Montréal, réduisant considérablement le travail manuel et améliorant l'efficacité opérationnelle. Grâce à cette intégration, les équipes internes de l’ED HEC Montréal peuvent désormais accéder à des données en temps réel, permettant une meilleure prise de décision et des processus simplifiés. 

Un autre élément crucial était le système de remise personnalisé. Molsoft a mis en place une fonctionnalité qui applique automatiquement des remises en fonction d’information entré par l'acheteur, tel que son employeur et numéro d’employé. Cela a permis à l’ED HEC Montréal d'offrir des tarifs adaptés aux employés des organisations partenaires sans avoir besoin d'une saisie manuelle ou de codes promotionnels. Cela était particulièrement important compte tenu de l'ampleur des partenariats d'entreprise de l’ED HEC Montréal, où gérer des milliers de codes promotionnels individuels aurait été impraticable. 

La refonte UX/UI était tout aussi essentielle pour le projet. Molsoft a développé un thème personnalisé intégrant l'image de marque de l’ED HEC Montréal tout en garantissant une expérience utilisateur intuitive. La navigation a été simplifiée grâce à des options de filtrage améliorées, et le processus de paiement a été rendu flexible pour répondre à une variété de besoins, allant des particuliers achetant un seul cours aux entreprises inscrivant de grands groupes. 

Molsoft ne s'est pas arrêté là ; ils ont également reconnu la nécessité d’une refonte complète du front-end. Cela a inclus le développement d’un thème personnalisé spécialement conçu pour HEC Montréal, avec une refonte UX/UI qui repoussait les limites de Shopify Plus sur le plan du design. De plus, reconnaissant les besoins uniques en matière de paiement d'une institution éducative, Molsoft a construit une extension de panier pour répondre aux besoins spécifiques d’HEC en matière de remises aux grandes organisations. Cette solution sur mesure permet à HEC d’offrir des tarifs et des réductions adaptés à la nature de leurs offres, allant des cours individuels aux programmes de formation pour entreprises, tout en offrant une expérience d'achat fluide.

Tout au long du projet, Molsoft a maintenu une approche collaborative et structurée de la gestion de projet. De la planification initiale à la conception UX, en passant par la production, la formation et le lancement final, leur méthodologie centrée sur l’humain a garanti que chaque phase du projet soit réalisée sans heurts. La coordination minutieuse entre les multiples parties prenantes, combinée à l'expertise technique de Molsoft, a permis de créer une plateforme qui a non seulement répondu, mais dépassé les attentes de HEC Montréal, établissant une nouvelle norme pour leur présence en ligne.

La transformation de la plateforme de l’ED HEC Montréal a été un succès, offrant une solution conviviale, efficace et évolutive. Le nouveau système non seulement a répondu mais a dépassé les attentes de l'institution, permettant une inscription fluide des participants, l'automatisation des remises pour les clients d'entreprise, et une intégration sécurisée de tous les systèmes internes. L'expertise de Molsoft en matière d'intégrations personnalisées, notamment avec Salesforce et Oracle Peoplesoft, a permis une communication fluide entre tous les systèmes, minimisant les tâches manuelles et améliorant la précision des données. 

Le projet a été réalisé avec une approche collaborative et structurée, garantissant l'alignement de toutes les parties prenantes tout au long du processus. Le résultat est une plateforme qui positionne l’ED HEC Montréal comme un leader de l'innovation numérique, pleinement capable de gérer les complexités du commerce électronique moderne pour les institutions éducatives.